Règlement Intérieur


Approuvé par l’Assemblée Générale
du 23 avril 2016

ARTICLE 1 –

En application de l’article 17 des statuts datés du 9 novembre 2014,le règlement intérieur suivant, approuvé par l’Assemblée Générale Annuelle du 23 avril 2016, est applicable aux activités du Centre Généalogique du Midi Provence (CGMP dans le texte).
Il pourra être modifié, après discussion en Conseil de Coordination Régional * : (CCR dans le texte) chaque fois que nécessaire ;les modifications devront être approuvées en Assemblée Générale.
* Le Conseil d’Administration du CGMP est dénommé Conseil de Coordination Régional (CCR).

ARTICLE 2 – RESSOURCES (cf. art 8 des statuts)

Chaque association adhérente verse :

  • les dons et les produits financiers de toute nature.
  • les cotisations revenant au CGMP et le montant des abonnements à la revue régionale « PROVENCE GENEALOGIE », reversés par les associations adhérentes.

Chacune adresse, avant le 1ᵉʳmars de chaque année, au Trésorier du CGMP, un chèque libellé à l’ordre du CGMP, d’un montant égal au produit du nombre de ses adhérents réels au 31 décembre de l’année précédente par celui de la cotisation revenant au CGMP et un chèque du montant des abonnements à PROVENCE-GENEALOGIE accompagné des nom, prénom, adresse et numéro d’adhérent.

ARTICLE 3 – CONSEIL DE COORDINATION RÉGIONAL (C.C.R.). (cf article 9 des statuts)

Le cumul des présidences du CGMP et d’une association adhérente n’est pas permis. De même, le Président du CGMP ne peut être considéré comme représentant une association adhérente.

ARTICLE 4 – RÉUNIONS DU CONSEIL DE COORDINATION RÉGIONAL (C.C.R.) (cf art.10 des statuts)

Le Président fixe le lieu et la date de chaque réunion et établit l’ordre du jour. Il fait adresser une convocation à chaque membre au moins quinze jours à l’avance, sauf urgence.
L’Association qui souhaite voir évoquer une question lors d’une séance du CCR, adressera au Président, un mois à l’avance, sauf urgence, le texte de sa question accompagné d’une argumentation sommaire. Les questions diverses présentées en séance et ne présentant pas un caractère modificatif des statuts ou du présent règlement sont admises.
Tous les documents nécessaires à la discussion doivent être envoyés tout comme la convocation au moins 15 jours à l’avance. Chaque question inscrite à l’ordre du jour devra être discutée et aboutir à une conclusion. Celles qui, faute de temps ou d’éléments suffisants, n’auront pu être évoquées, seront automatiquement reportées à la réunion suivante.
Parmi les membres du CCR un administrateur sera élu pour représenter le CGMP au sein du Conseil d’Administration de la Fédération pendant la durée de son mandat en cours.
Les séances du CCR donnent lieu à l’établissement d’un procès-verbal soumis à l’approbation du CCR au début de la séance suivante. A la condition d’en remettre le texte au secrétaire de séance, dans les huit jours qui la suivent, chaque conseiller peut exiger que son intervention figure « in extenso » dans le procès-verbal.

ARTICLE 5 – RÉCOMPENSES

  • Prix Paul GUEYRAUD
    Ce prix, créé pour perpétuer la mémoire de l’Abbé Paul GUEYRAUD, ancien Président du CGMP, est décerné sur décision du CCR à un adhérent membre d’une association du CGMP ayant rendu des services éminents.
  • Prix Yvan MALARTE
    Ce prix, comme celui de l’Abbé Paul GUEYRAUD, rappelle le souvenir d’Yvan MALARTE, fondateur du CGMP. Il pourra être attribué par leCCR à un adhérent membre d’une association du CGMP qui se seradistingué par ses travaux personnels.

Brevets : Pour encourager les travaux généalogiques de ses membres et en favoriser le dépôt à la bibliothèque de l’association le CGMP a établi un système de brevets.

  • Brevet du 1ᵉʳ degré : il est délivré au membre d’une association départementale qui aura adressé à son Président, sur imprimé N° 4, un tableau d’ascendance de 8 quartiers, inédit et réalisé à partir de ses travaux, mentionnant les noms, prénoms, dates et lieux de naissance, mariage et décès des ancêtres. Le Président de l’association départementale procède aux vérifications qu’il estime nécessaires, accorde, si besoin est, des dérogations et décerne le brevet.
  • Brevet du 2 degré : il est délivré par le Président du CGMP au membre d’une association départementale qui aura adressé, via le Président de son association, au Commissaire aux brevets sur imprimé N° 6, une liste de 64 ancêtres (32 quartiers) comportant les renseignements énumérés au paragraphe précédent. Le Commissaire aux brevets procède aux vérifications nécessaires et propose, si besoin est, des dérogations.
  • Brevet du 3 degré : il est délivré par le Président du CGMP, dans les mêmes conditions que précédemment, au membre d’une association départementale qui aura adressé une liste d’au moins 256 ancêtres, étant entendu que, compte tenu des manquants pouvant apparaître à ce stade de la ligne généalogique directe, ceux-ci pourront être compensés par un nombre égal d’ancêtres antérieurs d’autres lignées. De même, seront comptabilisés pour leur totalité les ancêtres apparentés à plusieurs générations différentes (implexes).
  • Diplôme – Il est délivré par le Président du CGMP, sur proposition du Président d’une association adhérente, aux membres de son association en récompense d’un travail de synthèse (monographie familiale, généalogie descendante, dépouillement systématique, etc)

ARTICLE 6 – PROVENCE GENEALOGIE

La revue trimestrielle PROVENCE GENEALOGIE est la propriété de tous les adhérents des associations membres du CGMP qui sont invités à alimenter ses rubriques. Les auteurs des articles publiés sont responsables des opinions qu’ils expriment.
La revue est éditée sous la responsabilité d’un directeur de la publication qui peut être le président du CGMP.
Par ailleurs, un Comité de Rédaction dont les membres sont désignés chaque année par le CCR,  fonctionne selon les règles qu’il se fixe et décide de la composition de la revue : priorités,opportunités, etc.
Un calendrier de parution sera établi par le CCR et devra être respecté.
Son prix de vente est fixé annuellement par le CCR :

1. Prix par abonnement annuel
2. Prix pour vente au numéro

Sa diffusion est ouverte, le plus largement possible, en dehors des membres des associations du CGMP.
Le CGMP, afin de garantir sa responsabilité civile, assure l’ensemble des diverses activités qu’il organise ou celles auxquelles il participe.

ARTICLE 7 – ASSURANCES.

Le CGMP, afin de garantir sa responsabilité civile, assure l’ensemble des diverses activités qu’il organise ou celles auxquelles il participe.

ARTICLE 8 – SPONSORS ET ACTIONS PUBLICITAIRES.

Afin d’assurer un financement supplémentaire aux ressources désignées à l’article 8 des statuts du CGMP ratifiés en assemblée générale, des annonces publicitaires pourront être publiées dans la revue PROVENCE GENEALOGIE.
Le bureau décidera du nombre d’annonces à paraître ainsi que de leur prix.

ARTICLE 9 – DOSSIER DE PRESSE ET COMMUNICATIONS.

Pour mieux faire connaître l’action généalogique de nos associations,un dossier de presse est réalisé afin d’être déposé, chaque fois que nécessaire, auprès des médias et des services administratifs.

ARTICLE 10 – MIGRANTS.

Une base de données généalogique intitulée « MIGRANTS » est versée sur les sites de BIGENET et de GENEABANK.

ARTICLE 11 – LES TRAVAUX

La mutualisation des travaux, notamment des relevés des actes réalisés par les associations composant le CGMP est recommandée, sauf opposition du releveur.

ARTICLE 12 – PROCURATIONS & SCRUTIN

1. CONSEIL DE COORDINATION GÉNÉRAL

Quorum
Il n’y a pas de Quorum nécessaire pour que le C.C.R. puisse délibérer normalement.

Délégation de pouvoir
Le nombre de procuration par personne est limité à trois (3).

Scrutin
Le scrutin se déroule à main levée, sauf si un (1) membre du conseil demande que le vote se déroule à bulletins secrets.

2. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

Quorum
Le Quorum doit être égal à la moitié plus un (1) des membres inscrits de l’association, à jour de leurs cotisations l’année de l’exercice. Si le Quorum n’est pas atteint, et afin d’éviter aux membres présents de se déplacer à nouveau et d’engendrer des frais, il est constaté que le quorum n’est pas atteint et il est procédé, immédiatement, à une nouvelle convocation, des personnes présentes pour une Assemblée Générale Extraordinaire.
De ce fait le quorum est atteint et l’assemblée se déroule normalement.
Les pouvoirs reçus pour l’A.G.O, restent valables pour cette Assemblée Générale Extraordinaire.

Délégation de pouvoir
La délégation de pouvoir est admise. Le nombre maximum de pouvoir par membre de l’association ne peut dépasser le nombre de trois (3), pour toutes les décisions prises en Assemblée Générale Ordinaire.

Scrutin
Les votes ont lieu à mains levées. Sur demande d’un Conseiller, ce vote peut avoir lieu à bulletin secret. L’adhérent qui désire qu’un sujet soit abordé dans les questions diverses devra, par écrit, demander au Président que le sujet soit inscrit à l’ordre du jour.
Cette demande doit être formulée, au plus tard, sept jours avant l’Assemblée Générale.

Validité des votes
Le vote doit être statué à la majorité de la moitié + un –(1/2+1) des voix des membres présents ou représentés.

3. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

Quorum
Le Quorum doit être égal au quart au moins des membres du Conseil de Coordination Régional.
Si le Quorum n’est pas atteint, et afin d’éviter aux membres présents de se déplacer à nouveau et d’engendrer des frais, il est constaté que le quorum n’est pas atteint et il est procédé, immédiatement, à une nouvelle convocation, des personnes présentes pour une nouvelle Assemblée Générale Extraordinaire.
De ce fait le quorum est atteint et l’assemblée se déroule normalement.
Les pouvoirs reçus pour l’A.G.E, restent valables pour cette nouvelle Assemblée Générale Extraordinaire.

Délégation de pouvoir
La délégation de pouvoir est admise. Le nombre maximum de pouvoir par membre d’une association ne peut dépasser le nombre de trois (3), pour toutes les décisions prises en Assemblée Générale Extraordinaire.

Validité des votes
Le vote doit être statué à la majorité des trois quarts des voix des membres présents ou représentés.

A Gap le 23 avril 2016.

Le Président                                                                                                   Le Secrétaire général

Jean-Marie delli PAOLI                                                                                    Véronique GENNET